Przejdź do treści

👥 Moduł CRM - Zarządzanie Klientami

Moduł CRM to serce systemu Panel Księgowy. Umożliwia kompleksowe zarządzanie klientami biura rachunkowego.

🎯 Co to jest moduł CRM?

Moduł CRM (Customer Relationship Management) pozwala na: - Zarządzanie klientami - Pełna baza danych klientów - Śledzenie historii - Pełna historia interakcji z klientem - Portal Klienta - Udostępnianie danych klientowi - Automatyzacja - Automatyczne procesy związane z klientami

🚀 Podstawowe funkcje

Lista klientów

  1. Przejdź do Klienci w menu głównym
  2. Zobaczysz listę wszystkich klientów
  3. Użyj wyszukiwania do znajdowania klientów
  4. Użyj filtrów do filtrowania (status, typ, itp.)

Dodawanie klienta

  1. Kliknij "Dodaj klienta"
  2. Wprowadź NIP - System automatycznie:
  3. Sprawdzi NIP w REGON
  4. Pobierze dane z GUS
  5. Zweryfikuje na Białej Liście VAT
  6. Sprawdź i uzupełnij dane
  7. Wybierz wymagane deklaracje
  8. Zapisz klienta

Szczegóły klienta

  1. Kliknij na nazwę klienta na liście
  2. Zobaczysz szczegóły klienta z zakładkami:
  3. Szczegóły - Podstawowe dane
  4. Timeline - Historia aktywności
  5. Faktury - Wszystkie faktury klienta
  6. Zadania - Wszystkie zadania
  7. Emaile - Wszystkie emaile
  8. Dokumenty - Wszystkie dokumenty
  9. Umowy - Wszystkie umowy
  10. Kontrole - Wszystkie kontrole

Dashboard klienta

  1. Przejdź do szczegółów klienta
  2. Kliknij "Dashboard" w menu
  3. Zobaczysz:
  4. Pasek weryfikacji - Status CRBR, VAT PL, VAT EU
  5. Statystyki - Faktury, zadania, emaile, dokumenty, umowy, kontrole
  6. Ostatnie zadania - 5 najnowszych zadań
  7. Ostatnie emaile - 10 najnowszych z oznaczeniem CRM
  8. Timeline - 15 ostatnich wydarzeń
  9. Kontakty - Lista kontaktów klienta

📋 Najważniejsze funkcje

Automatyczne wypełnianie danych

  • REGON API - System automatycznie pobiera dane z GUS
  • NIP validation - Automatyczna weryfikacja NIP
  • KRS extraction - Automatyczne wyciąganie numeru KRS

Weryfikacja klientów

  • CRBR - Sprawdzanie w Centralnej Ewidencji Beneficjentów
  • VAT Whitelist - Weryfikacja na Białej Liście VAT
  • VAT EU - Sprawdzanie w systemie VIES
  • Automatyczne sprawdzanie - Codzienne weryfikacje

Portal Klienta

  • Multi-company access - Klient może mieć dostęp do wielu firm
  • Poziomy dostępu - Właściciel, księgowy, tylko do odczytu
  • Przeglądanie faktur - Klient widzi swoje faktury
  • Dokumenty - Udostępnianie dokumentów klientowi

Integracja z Email

  • Auto-linking - Automatyczne rozpoznawanie maili od klientów
  • Verified badges - Oznaczenie "Klient CRM" w interfejsie email
  • Link do timeline - Bezpośredni link do historii klienta

💡 Jak używać?

Wyszukiwanie klientów

  1. Użyj pola wyszukiwania na górze listy
  2. Wpisz nazwę, NIP lub miasto
  3. System automatycznie filtruje listę

Filtrowanie klientów

  1. Kliknij "Filtry" na liście klientów
  2. Wybierz status (potencjalny, aktywny, nieaktywny, zablokowany)
  3. Wybierz typ firmy (Sp. z o.o., S.A., JDG, itp.)
  4. Wybierz status płatności (aktualny, zaległy, opłacony)
  5. Kliknij "Zastosuj filtry"

Edycja klienta

  1. Przejdź do szczegółów klienta
  2. Kliknij "Edytuj"
  3. Wprowadź zmiany
  4. Zapisz

Archiwizacja klienta

  1. Przejdź do szczegółów klienta
  2. Kliknij "Archiwizuj"
  3. Potwierdź archiwizację
  4. Klient zostanie przeniesiony do archiwum

🔧 Zaawansowane funkcje

Kontakty

Każdy klient może mieć wiele kontaktów:

  1. Przejdź do szczegółów klienta
  2. Kliknij "Dodaj kontakt"
  3. Wprowadź dane:
  4. Imię i nazwisko
  5. Email
  6. Telefon
  7. Rola (Właściciel, księgowy, kontakt)
  8. Zapisz kontakt

Umowy

Zarządzanie umowami z klientami:

  1. Przejdź do szczegółów klienta → Umowy
  2. Kliknij "Dodaj umowę"
  3. Wprowadź dane:
  4. Typ umowy (np. Umowa o prowadzenie księgowości)
  5. Data rozpoczęcia
  6. Data zakończenia
  7. Warunki
  8. Zapisz umowę

Kontrole

Śledzenie kontroli podatkowych:

  1. Przejdź do szczegółów klienta → Kontrole
  2. Kliknij "Dodaj kontrolę"
  3. Wprowadź dane:
  4. Typ kontroli (VAT, PIT, ZUS)
  5. Data kontroli
  6. Status (Zaplanowana, w toku, zakończona)
  7. Wynik
  8. Zapisz kontrolę

Dokumenty

Przechowywanie dokumentów klienta:

  1. Przejdź do szczegółów klienta → Dokumenty
  2. Kliknij "Dodaj dokument"
  3. Przeciągnij plik lub kliknij "Wybierz plik"
  4. Wybierz kategorię dokumentu
  5. Zapisz dokument

📊 Timeline

Timeline pokazuje wszystkie wydarzenia związane z klientem:

  • Utworzenie klienta - Kiedy klient został dodany
  • Zmiany danych - Wszystkie zmiany danych
  • Dodane zadania - Wszystkie zadania przypisane do klienta
  • Otrzymane emaile - Wszystkie emaile od klienta
  • Wystawione faktury - Wszystkie faktury dla klienta
  • Dodane dokumenty - Wszystkie dokumenty
  • Zmiany statusu - Wszystkie zmiany statusu

🆘 Rozwiązywanie problemów

Problem: Nie mogę dodać klienta

Rozwiązanie: - Sprawdź czy NIP jest poprawny (10 cyfr) - Sprawdź czy klient z tym NIP nie istnieje już - Sprawdź czy masz uprawnienia do dodawania klientów

Problem: Dane z REGON są nieprawidłowe

Rozwiązanie: - Możesz edytować dane po pobraniu z REGON - System pozwala na korekty danych - Zawsze sprawdzaj dane przed zapisaniem

Problem: Nie widzę klienta na liście

Rozwiązanie: - Sprawdź filtry - może być zastosowany filtr - Sprawdź czy klient nie jest zarchiwizowany - Sprawdź czy jesteś zalogowany do właściwego zespołu

📚 Więcej informacji

Ostatnia aktualizacja: 2025-11-29
Wersja dokumentacji: 1.0